www.yanaksoft.com

Помощна система

КЛИЕНТСКИ ПРОФИЛ

Проверка за лоялност

Уважаеми клиенти, за да се предпазите от нелоялни служители, трябва да ограничите техният достъп до различните модули в програмата, така че да намалите възможността за злоупотреби. Това обаче не винаги е достатъчно. Злонамерените служители може да използват разрешените им операции за да злоупотребяват. Тук сме описали различни методи, които са използвани от служители на наши клиенти за да присвоят средства. Смятаме, че ако се знае за тези възможности, ще може успешно да се предпазите от злоупотреби.

1. Промяна на дата - най-често се случва да се смени датата на сървъра и да се направи запис в базата, с дата, която вече няма да бъде анализирана. /Датата на запис се взима от датата на сървъра, поради това, ако е възможно, служителите не трябва да имат достъп до компютърът, на който се съхранява базата данни. Освен това в страницата за настройки - > „Настройки в обекта” - > „Офис настройки” - > „Други”, има настройка „Разрешава създаване на документ със задна дата”. Тази настройка по подразбиране не е разрешена, което означава, че операторът, ако върне датата на сървъра няма да успее да приключи документ, а ако я мръдне напред ще приключи документа, но когато върне датата в нормалното състояние, тъй като вече има документи с по-късна дата, програмата няма да позволи създаване на документи. За по-голяма сигурност тази настройка е направено да може да се променя само от главният администратор и е валидна само за офисът, в който е включена.

Тъй като е възможно да се появи ситуация, при която е необходимо да продължите работа въпреки наличието на документи с бъдеща дата, то за да продължите работа, ще трябва през модул справки, да маркирате всички документи с бъдеща дата като проверени. Поради това не давайте достъп на служителите да тази опция „Има право да маркира документите като проверени”.

o Продажба със стара дата – при това положение документите с тези продажби ще се отразят в стария период и няма да се видят в нормалните справки, които правите. От тази злоупотреба Ви предпазва справката

§ „Суми в касата” – тази справка показва наличната сума в касата към текущия момент. Тази сума независи от датата на въвеждане.

§ „Касова книга” - тази справка показва движението на касата. На всеки ред в базата се вижда, какво е било състоянието на касата преди операцията и какво е станало след това. На всеки следващ ред старото салдо на касата трябва да е равно на новото салдо на касата от предния ред. Това обаче няма да е така, ако използвате трансферният сървър за синхронизиране на данните с отдалечени офиси или преди това е пуснато „Пълно пренареждане на полетата”. Това ще пренареди полетата спрямо датата на въвеждане и съответно ще се изгуби този ориентир. В този случай по вярната справка ще е „Суми в касата”.

o Ревизия със стара дата – достъп до модул ревизия трябва да имат само доверен служител. Ако се върне датата на сървъра и се направи ревизия, ще се променят наличностите, но протоколът ще се намира в стар период. За да се предпазите може да използвате настройката в справките „Проверен”. Винаги маркирайте съответните документи, като проверени и правете справка за непроверените протоколи за ревизия.

o Сторно на доставка със стара дата – ако се върне датата на сървъра и се направи сторно на доставка, ще се намалят наличностите на склада и документът няма да присъства в документите от текущия период. В този случай следете касите и салдата на клиентите. Отново използвайте настройката в справките „Проверен” за да маркирате разходните документи, като проверени. Направете справка за непроверените документи от модул „Доставки”.

o Брак със стара дата – аналогично, ако се върне датата и се бракува стока, ще бъде намалено наличното количество на стока в склада, но документът ще е в стар период и Вие най-вероятно няма да го видите. Отново използвайте настройката в справките „Проверен” за да маркирате документите за брак, като проверени. Направете справка за непроверените документи от модул „Брак”.

Може да се направи пълна хронологична справка на движението на една или повече стоки и да се засече наличие на записи със стара дата. Проследяването става, като се анализира количеството преди операцията и количеството след операцията. Това обаче няма да е така, ако използвате трансферният сървър за синхронизиране на данните с отдалечени офиси или преди това е пуснато „Пълно пренареждане на полетата”. Това ще пренареди полетата спрямо датата на въвеждане и съответно ще се изгуби този ориентир.

Не включвайте настройката „ Разрешава създаване на документи със задна дата”, освен ако сте убедени, че няма начин да Ви измамят!

2. Използване на чужда парола - когато се използва чужда парола за да се направи продажба, парите ще влезнат в друг оператор. Освен това може да се направи прехвърляне на пари или стоки от задълженията към друг служител. Проверете дали съответният оператор е бил на работа в този ден, освен това проверете името на компютъра и номера на офис от който е направен записа, възможно е част от тези данни да са несъвместими, т.е. този служител не работи на съответния компютър или в съответния офис.

3. Продажба с безналично плащане – има случай, когато продавачът знае, че не се следят справките за безналични продажби и извършват такава, като по този начин не се натрупват суми в неговата каса и прибира парите от продажбата. За да се предпазите от такава злоупотреба следете следните справки:

o Оборотна справка – в тази справка колоната „Безналично плащане” показва натрупаният оборот от безналична продажба.

o Справка за документите от продажба – в колоната тип плащане се вижда методът на плащане, ако е безналично, то за тази сделка не са влезли пари в касата, а са влезли в банката.

o Справка за прихода в банката, която сте определили за приход от безналично плащане.

4. Приход на банката от каса – има случай, при които са използвани тези опции на програмата за автоматично прехвърляне на пари от касата на определен служител в определена банкова сметка. За да се предпазите от такава злоупотреба трябва да ограничите служителите до тази операция. Ако обаче те трябва да имат достъп до нея, то трябва да следите справките „Суми в банката”, както и движението на парите в банката.

o „Суми в банката” – тази справка Ви показва наличната сума, която трябва да имате в банката, направете така, че тя винаги да отговаря на действителността. Всеки път, когато описвате банката проверявайте крайното салдо на сметката дали отговаря на това в реалната банка. Това ще рече, че трябва да се описва абсолютно цялото движение на банката. Освен всичко останало, това ще Ви гарантира, че няма да пропуснете зануляване на задължение към определен контрагент.

o Движение на парите в банката – проследявате ред по ред направените банкови записи. Всеки коректно въведен запис маркирайте, като проверен. Накрая направете справка за движението на банката, като изключите проверените документи, така ще останат онези, които не сте одобрили.

5. Промяна на дата на документ – има клиенти, които анализират справките си, като основно използват втората дата – „дата на документ”. Те използват тази дата за по-коректно водене на счетоводството си, но тази дата може да се променя ръчно през справките и от тази промяна не остава следа. По този начин злонамереният служите може да промени датата на документът така, че да не можете да го видите в текущият период. За да не ви измамят не се доверявайте на справките, ако ги подреждате по дата на документ.

6. Корекция на цената – има случай, при които служител намаля цената на стоката, купува от нея на по-ниска цена и след това връща отново цената в нормално състояние. За да се предпазите от този вид злоупотреба най-добре по възможност ограничете достъпа до корекция на цените, но ако това не е възможно правете редовно справка за създадените протоколи за корекция на цената. При наличие на такъв вид злоупотреба ще има един протокол за сваляне на цената, документ за продажба на тази стока и протокол за връщане на цената.

Екипът на Янак Софт Ви пожелава успешен бизнес.